In dit artikel wil ik iets dieper ingaan op het gebruik van software, de strategie rond software en waarom je niet alles moet aanschaffen. Daarnaast geef ik je een overzicht van de software die ik gebruik.
Hoe belangrijk is je software pakket voor je onderneming
Elke ondernemer die start met zijn/haar onderneming begint ook met het aanschaffen van software.
De keuze van de software heeft vaak een reden, als is het maar omdat ‘iedereen’ het gebruikt. Denk dan bijvoorbeeld aan Microsoft Office pakketten, of omdat een goede relatie een bepaald pakket aangeraden heeft.
Zo ontstaat er in de loop van de tijd een zogenaamde software stack. Een pakket aan software waarmee je je onderneming draait. Dit wordt ook wel Marketing Stack genoemd of Marketing Technology stack of MarTech stack. Lees voor meer uitleg hierover een blog van mijn nieuwe bedrijf Nexify.
Er komt steeds meer nieuwe software op de markt. Software die net even iets meer kan dan dat ene pakket wat jij al hebt. De aanbiedingen schieten je om je oren en voor je het weet heb je een hele verzameling software.
Geloof mij, ik weet er alles van. Ik heb in de loop der jaren zoveel ontzettend veel software aangeschaft. De realiteit is dat veel van die software op de digitale plank ligt te verstoffen. Van die investeringen had ik een hele leuke vakantie kunnen houden.
Software is een cruciaal onderdeel van je onderneming geworden, maar het moet wel dienend zijn aan jouw doelen c.q. strategie.
Strategie
Juist omdat de aankoop van software zo geleidelijk verloopt en je in het begin gewoon koopt wat je denkt nodig te hebben, kom je op een punt aan dat je je zou moeten afvragen of jouw keuzes nog wel dienend zijn voor je onderneming.
Je onderneming is gegroeid. Misschien heb je wel personeel in dienst genomen of werk je samen met een Virtual Assistant of Virtual Professional. Alle wijzigingen die van invloed zijn op je software keuze. Je hebt nu bijvoorbeeld software nodig die geschikt is om samen te kunnen werken,.
De oorspronkelijke keuze voldeed altijd maar door de groei van je onderneming voldoet het nu eigenlijk niet meer. Hierdoor ben je vaak genoodzaakt om steeds meer oplossingen te bedenken of ga je om je software heen werken.
Jouw probleem is dat je geen software strategie hebt
Je hebt over alles nagedacht, je marketing, je doelgroep, je doelstellingen etc. Maar je hebt nooit nagedacht over je software strategie.
Welke software is nu passend voor je onderneming? Heb je je al vaker geërgerd dat een bepaald pakket eigenlijk niet meet voldoet, maar ach dat komt wel.
Het is tijd dat je gaat nadenken…
Terug naar de tekentafel
Of beter gezegd, het is nu tijd om na te denken over de strategie waarom en welke tools (software) je wilt en moet gebruiken.
Wat was de reden dat je iets hebt gekocht en waarvoor. Voldoet dat pakket nog steeds aan die reden?
Maak eens een overzicht van alle software die je hebt en welke je ook echt gebruikt.
Waarom gebruik je het?
Waarvoor gebruik je het?
Kun je er mee samenwerken?
Waarom heb je het gekocht (met welk doel)?
Voldoet het nog?
Kun je dit nog steeds gebruiken als je verder groeit?
Allemaal vragen die je dient te beantwoorden en om zo te ontdekken of jouw software keuzes nog voldoet, kan meegroeien of juist niet meer.
Dus bij een volgende leuke aanbieding van een software pakket zul je moeten nadenken of dit wel in je strategie past. Elk nieuw pakket heeft (in)direct gevolgen voor de operatie van je onderneming.
Het is leuk dat het dit en dat kan, maar eigenlijk zou je moeten zeggen, niet nu, ik heb nu gekozen voor xyz en dat is nu voldoende, mogelijk later wel interessant.
Wat levert het je op?
Ik weet het, het is niet heel erg sexy om na te denken over je software. Maar software hoort nu eenmaal ook bij de strategie van je onderneming. Strategie is ook zorgen voor de processen die ondersteunend zijn voor je onderneming en je klanten.
Wat levert het op?
Inzicht; Je weet na de inventarisatie wat je hebt. Als je die lijst tegen de strategie hebt gehouden weet je ook wat je mist of eventueel overbodig is geworden.
Functionaliteit; Als het goed is weet je nu ook welke functionaliteit je nu nodig hebt. Dat is handig bij het bepalen welke software je eventueel nodig hebt.
Kosten; Je hebt nu ook een. overzicht van je kosten. Misschien kun je wel abonnementen opzeggen. Maar ook kun je nu makkelijker besluiten of je die zeer aantrekkelijke aanbieding voor die nieuwe software wel nodig hebt.
Je kunt nu duidelijk besluiten dat die ene aanbieding er leuk uit ziet of dat het zeer aantrekkelijke nieuwe functies heeft die je mogelijk zou kunnen gebruiken. Maar je kunt nu nee zeggen want dat past op dit moment niet in je strategie.
Doe meer met wat je al hebt!
Kan er nog meer met de huidige software?
De ontwikkelingen in software staat niet stil. Er komen steeds meer functies bij. Vaak weet je dat niet eens omdat je alleen gewend bent om de bekende functies te gebruiken.
Je strategie geeft aan dat je een nieuwe functie nodig hebt en voor je het weet heb je een nieuw pakket gekocht terwijl je huidige pakket ondertussen die functie mogelijk ook heeft gekregen.
Zorg er dus ook voor dat je of op de hoogte bent of blijft van (nieuwe) functionaliteiten of dat je kijkt naar je huidige software pakketten als je nieuwe functies nodig hebt. Misschien zitter ze er nu wel in en voorkomt dat de aanschaf van een nieuw pakket.
Wat is mijn software stack en waarom?
Je kunt een onderscheid maken tussen de software die je nodig hebt voor je backoffice en voor je frontoffice. Wat ik daarmee bedoel is software om je bedrijfsprocessen te regelen (backoffice) en software die je gebruikt om je klant te bedienen (frontoffice). En die twee moeten naadloos op elkaar aansluiten. Je wilt uiteindelijk dat vrijwel alles geautomatiseerd verloopt, zodat het een minimale tijdsinvestering van jou vraagt.
Ik snap bijvoorbeeld nog steeds niet dat er ondernemers zijn die facturen van bestelingen in een webshop nog steeds handmatig opstellen.
Meer lezen over mijn strategie en een overzicht van de software die ik gebruik? Ik heb er een apart artikel over geschreven. Klik hier om dat te lezen.
