Hoeveel software heb jij eigenlijk? En hoeveel daarvan gebruik je echt?
Als je net als de meeste ondernemers bent, is het antwoord op de eerste vraag groter dan op de tweede. Ik heb in de loop der jaren zoveel pakketten gekocht dat ik er een leuke vakantie van had kunnen houden. Een groot deel ligt nu te verstoffen op de digitale plank.
Hieronder leg ik uit hoe dat gebeurt, waarom het je meer kost dan je denkt, en hoe je er weer grip op krijgt.
Hoe je software stack ongemerkt groeit
Elke ondernemer begint met software. Microsoft Office, omdat iedereen het gebruikt. Een boekhoudpakket dat je accountant aanraadde. Een mail-tool die handig leek. Een planner. Een CRM. Een tool om afspraken in te plannen.
Zo ontstaat in de loop der jaren wat een MarTech stack heet, oftewel de hele verzameling software waarmee je je bedrijf draait. Vaak ongepland, stap voor stap, op basis van wat zich aandiende. Mijn business-buddy van Nexify heeft hier een goed artikel over geschreven.
Er komt voortdurend nieuwe software bij die net even iets meer kan dan wat je hebt. De aanbiedingen vliegen je om de oren. Voor je het weet heb je een verzameling tools waarvan je een groot deel nooit had gekocht als je het je nu rustig zou voorleggen.
Wat dat je kost (en dat is meer dan geld)
Het abonnementsgeld is het eerste wat opvalt. Twintig tools van twintig euro per maand is vierduizend euro per jaar. Vaak zit er een paar bij die je niet meer gebruikt.
Maar het echte probleem is de cognitieve overhead. Elk pakket heeft een inlog, een rekening, een update, een instelling die je moet onthouden, en een plek waar dingen in zitten. Als je een vraag hebt over een klant, moet je weten in welke van je twaalf tools het antwoord staat. En als je een medewerker inwerkt, moet die ook alle twaalf leren.
Dat is geen softwareprobleem. Dat is een strategieprobleem.
Terug naar de tekentafel
De vraag is niet: welk pakket koop ik volgende keer? De vraag is: welke pakketten dienen mijn bedrijf zoals het nu draait?
Maak een lijst van alle software die je hebt en beantwoord per pakket vijf vragen.
- Waarom heb ik dit gekocht?
- Waarvoor gebruik ik het nu?
- Wat zou er stuk gaan als ik het morgen opzeg?
- Kan ik er goed mee samenwerken met mijn team of partners?
- Past het bij waar mijn bedrijf de komende twee jaar naartoe groeit?
Doe je dit eerlijk, dan komen er bijna altijd dezelfde drie soorten pakketten boven. Pakketten die je dagelijks gebruikt en niet kunt missen. Pakketten die je gebruikt maar waar een goedkoper of beter alternatief voor is. En pakketten die je betaalt maar niet meer gebruikt.
De middelste groep is de interessantste. Daar zit je grootste winst.
Backoffice en frontoffice horen op elkaar aan te sluiten
Een handige manier om naar je software te kijken is via twee categorieën.
Backoffice is alles wat je bedrijfsprocessen regelt en wat je klant nooit ziet. Boekhouding, projectmanagement, opslag, communicatie binnen je team.
Frontoffice is alles wat je gebruikt om je klant te bedienen. Mail-tools, planning-tools, contracten, facturatie naar buiten, klantenservice.
Beide horen naadloos op elkaar aan te sluiten. Anders ga je elke keer dingen handmatig overzetten en handmatig is altijd duurder dan automatisch. Als je nieuwe software overweegt, vraag je dan altijd af: hoe sluit dit aan op wat ik al heb?
Wat het oplevert als je dit doet
Inzicht. Je weet wat je hebt en wat het kost. Je hebt een vertrekpunt voor je beslissingen in plaats van een gevoel.
Functionaliteit. Je weet welke functies je nu echt nodig hebt. Vaak blijken die al in je huidige pakketten te zitten, alleen had je het nog niet door. De ontwikkelingen in software staan niet stil, en er komen voortdurend functies bij die je gratis krijgt.
Kosten. Je hebt een overzicht. Je kunt abonnementen opzeggen waar je niets meer aan hebt. En je kunt rustig nee zeggen tegen de volgende aanbieding, want je weet dat het niet in je strategie past.
Niet alles wat je kunt kopen, hoort in je bedrijf
Software is geen oplossing. Het is een instrument dat je strategie uitvoert. Als je strategie helder is, weet je welke instrumenten je nodig hebt. Als je strategie onduidelijk is, koop je elk instrument dat er goed uitziet en kom je vroeg of laat in een keuken vol gereedschap die je niet meer gebruikt.
Liever vijf pakketten die werken dan twaalf die je beheert.
Welke software ik zelf gebruik en waarom, lees je in Mijn software lijst. Wil je dat ik een keer met je meekijk naar je hele setup en de processen eronder, dan is daar de Quickscan Processen voor.
Of begin met een eerste blik, gratis
Doe de Stilstandtest
Niet klaar voor een Quickscan, wel benieuwd waar je staat? Tien stellingen, twee minuten, een score op maat. Je ziet zwart op wit hoe afhankelijk je bedrijf van jou is, en waar het als eerste vastloopt als jij er even niet bent. Een laagdrempelige eerste stap.
Loop je vast op groei zonder te weten waar?
Doe de Stilstandtest. Tien korte vragen, en je weet waar in je bedrijf de eerste hobbel zit.
