De Van Z naar A® methode
Grip op je processen, door bij het einde te beginnen.
De meeste processen in een bedrijf zijn niet ontworpen. Ze zijn ontstaan. En dat werkt vaak prima, tot het dat niet meer doet.
Bijna alles heet van A tot Z. Mijn methode draait dat om: Van Z naar A®. Ik begin bij het resultaat dat je wilt bereiken en werk stap voor stap terug naar de eerste stap van vandaag.
Geen vast script, wel een vaste manier van denken
Ik begin nooit met een vast stramien. Eerst leer ik je bedrijf kennen en voel ik aan hoe je/het werkt. Daar komt de aanpak uit voort die bij jouw situatie past. Geen kant-en-klaar trucje dat ik overal overheen leg. Pas als ik zie wat er nodig is, breng ik er vorm in aan. En die vorm is altijd dezelfde manier van denken: Van Z naar A®.
Misschien herken je dit
- Hetzelfde werk gaat elke keer net even anders, afhankelijk van wie het doet.
- Jij bent de enige die precies weet hoe iets moet.
- Een nieuwe medewerker inwerken kost onevenredig veel tijd.
- Fouten komen steeds op dezelfde plek terug.
Twee of meer? Dan is dat geen teken dat je het slecht doet. Het is volkomen normaal in een bedrijf dat groeit. Het is wel het moment om je proces eens andersom te bekijken.
Waarom je een proces beter andersom bekijkt
Een proces loopt van A naar Z. Van de eerste handeling naar het eindresultaat. Logisch dat je het dan ook zo verbetert, van voren af aan. Toch is dat precies waar het misgaat.
Wie vooruit werkt, laat het resultaat afhangen van de route. Er blijven stappen in zitten omdat ze er altijd al waren, niet omdat ze iets bijdragen. En je merkt pas aan het eind dat je iets mist wat je veel eerder had moeten regelen.
Van Z naar A® draait die richting om. Je begint bij Z, het resultaat dat je wilt bereiken, en werkt stap voor stap terug. Zo volgt de route uit het resultaat, in plaats van andersom.
Niet sneller maken, maar opnieuw bekijken
Hier zit het verschil met de gewone aanpak. De meeste procesverbetering begint bij hoe het nu gaat en probeert dat sneller of soepeler te maken. Het gevaar: je maakt een proces sneller dat misschien helemaal niet zo had moeten bestaan. Oude stappen blijven hangen omdat ze er nu eenmaal al zijn, en niemand durft ze te schrappen.
Ik verbeter niets bestaands. Ik begin bij het resultaat en redeneer terug, en elke stap moet zich verantwoorden tegenover dat eindpunt. Een stap die niet bijdraagt, valt vanzelf weg. Het is geen rondje sneller maken, maar je proces opnieuw rechtvaardigen.
En om een misverstand voor te zijn: je ontwerpt het proces achteruit, maar je voert het gewoon vooruit uit. De omkering zit in het denken, niet in het werken. Ontwerpen achteruit, uitvoeren vooruit.
Zo werkt het
Het begint bij een scherpe vraag: wat moet dit proces precies opleveren, en voor wie? Dat is Z. Niet sneller of beter, maar een herkenbare eindtoestand die je achteraf kunt aftikken. Bijvoorbeeld: de klant heeft binnen twee werkdagen een foutloze offerte.
Vanaf Z stel je telkens dezelfde vraag: wat moet hier direct aan voorafgaan? Stap voor stap bouw je de keten van achter naar voren op, tot je uitkomt bij A. De eerste stap van vandaag. Wat overblijft, staat er met reden. Wat niet bijdraagt, valt vanzelf weg.
In de praktijk doorloop ik zeven stappen. De eerste vijf werken terug, van Z naar A. De laatste twee lopen vooruit, om het ontwerp te toetsen en te borgen.
Z scherp maken
Z meetbaar maken
De stap vóór Z
Terugwerken naar A
A bepalen
Voorwaarts toetsen
Borgen
Stap 1 tot en met 5 werken terug, van Z naar A. Stap 6 en 7 lopen vooruit: toetsen en borgen.
Wanneer past dit, en wanneer niet
Eerlijk is eerlijk: deze manier van werken past niet altijd. Ze is op haar sterkst als je wéét wat het eindresultaat moet zijn, en dat de komende tijd ongeveer gelijk blijft, terwijl de weg ernaartoe rommelig of vol gegroeide gewoonten zit. Dan is er een helder eindpunt om vanuit terug te werken.
Is de uitkomst nog echt onbekend en ben je aan het verkennen, dan past een andere aanpak, want dan is er nog geen Z. Die vraag stel ik vooraf. En als blijkt dat het eindresultaat eigenlijk nooit scherp is benoemd, dan is dat meteen de eerste winst: dan weet je nu wat het proces überhaupt moest opleveren.
Een voorbeeld
Neem een ondernemer die merkt dat er geld blijft liggen. Facturen gaan laat de deur uit, soms helemaal niet. Het probleem lijkt duidelijk: er wordt te laat gefactureerd.
Maar werk eens terug vanaf Z, elke klus is betaald binnen 30 dagen. Via de factuur, via het vastleggen van de uren, kom je uit bij de echte eerste stap: er is geen vaste plek waar de uren per klus worden bijgehouden. Daar begint het. Niet bij de factuur.
Dat is wat de omkering doet. Het probleem dat je voelt, is bijna nooit de plek waar je moet beginnen.
Wat het je oplevert
Een proces dat je begrijpt en zelf in handen hebt. Je weet waaórom elke stap er is. Je ziet waar het kan gaan haperen voordat het misgaat. En je kunt het uitleggen aan iemand anders, in plaats van het in je hoofd te houden.
Geen ingewikkeld systeem, maar een begrijpelijk en beheersbaar systeem dat van jou is. Simpel is al moeilijk genoeg.
Een proces dat je dwarszit?
In een kennismakingsgesprek van dertig minuten kijken we er samen naar. Het kost je niets en geeft meestal al richting.
Jan Everts is procesverbeteraar voor ondernemers met een team in Nederland en België. Met de Van Z naar A® methode helpt hij ondernemers grip krijgen op hun processen door vanuit het gewenste resultaat terug te redeneren naar de eerste stap van vandaag. Anders dan gewone procesverbetering maakt hij een proces niet sneller, maar rechtvaardigt hij het opnieuw vanaf het eindresultaat. Hij werkt altijd rechtstreeks met de eigenaar. Specialisaties: procesverbetering, Business Process Management, marketing automation, ActiveCampaign.
Wat is de Van Z naar A® methode?
Een manier om een proces te ontwerpen of te verbeteren door bij het eindresultaat te beginnen (Z) en stap voor stap terug te werken naar de eerste handeling van vandaag (A). Zo is elke stap er omdat het resultaat hem nodig heeft, en niet omdat het zo gegroeid is.
Werk je met een vast script?
Nee. Ik begin nooit met een vast stramien. Eerst leer ik je bedrijf kennen, daar komt de aanpak uit voort. De Van Z naar A® methode is de manier waarop ik die aanpak vervolgens vorm geef, niet een sjabloon dat ik overal overheen leg.
Voor wie is de methode bedoeld?
Voor zelfstandige ondernemers en kleine bedrijven in Nederland en België die grip willen op hoe hun werk verloopt, ongeacht welke software ze gebruiken. Ik werk altijd rechtstreeks met de eigenaar. Daarom werk ik niet met bedrijven die zo groot zijn geworden dat de beslissingen niet meer bij de eigenaar zelf liggen.
Wanneer past de methode niet?
Als de uitkomst nog echt onbekend is en je aan het verkennen bent. Dan is er nog geen helder eindpunt om vanuit terug te werken, en past een andere aanpak.