Even een gedachte-experiment. Je bent volgende week een week uit de running. Griep, of iets vervelenders. Geen mail, geen telefoon, geen even tussendoor iets regelen.
Wat draait er dan door, en wat valt stil? Voor de meeste ondernemers is het antwoord op de tweede vraag langer dan ze zelf verwachten. De leads komen nog binnen, alleen belt er niemand terug. De offertes liggen er nog, alleen weet niemand welke fase ze in zitten.
Er zijn bedrijven waar die week gewoon doorloopt. Niet omdat daar meer mensen werken, maar omdat er is vastgelegd wie wat doet en wat er gebeurt als er niets gebeurt.
In dit blog lees je wat een salesproces is, welke test je vandaag kunt doen, wat je minimaal vastlegt en hoe je dat inricht in ActiveCampaign. Ook als je alleen werkt, want dan geldt het net zo goed.
Wat is een salesproces?
Een salesproces is de vastgelegde route van eerste contact tot getekende opdracht, met per stap een eigenaar en een afspraak. Vier dingen horen erin: welke fases er zijn, wie eigenaar is per fase, wat er in die fase gebeurt en wat er gebeurt als er niets gebeurt.
Dat laatste punt is waar het bijna altijd misgaat. De meeste bedrijven hebben wel een idee van hun fases. Bijna niemand heeft afgesproken wat er hoort te gebeuren als een lead twee weken stil blijft liggen.
Wat het niet is: een dik document. Een salesproces past op één pagina, en als het langer wordt, is het een beschrijving geworden in plaats van een afspraak.
De test: wat blijft er van je salesproces over?
Doe de test in gedachten en noteer wat er stilvalt. Dit kost tien minuten en levert meer op dan een dag nadenken over structuur.
Loop de week langs: nieuwe aanvragen via je site, gesprekken die gepland staan, offertes die openstaan, klanten met een vraag, en de opvolging die je jezelf had voorgenomen. Zet bij elk punt wie het overneemt als jij er niet bent.
Alles waar je geen naam bij kunt zetten, hangt aan jou. Dat is geen falen, dat is het normale gevolg van een bedrijf dat is gegroeid terwijl de manier van werken hetzelfde bleef, iets wat ik eerder beschreef in dit blog over vastlopen op groei.
Waarom een salesproces in je hoofd geen salesproces is
Als alles wat je doet in je hoofd zit, werkt dat prima zolang jij er bent. Het is alleen geen proces, het is een gewoonte die toevallig goed werkt.
Het verschil merk je pas op het verkeerde moment: bij ziekte, bij vakantie, bij een drukke maand of bij de eerste medewerker die het van je moet overnemen. Dan blijkt dat wat jij vanzelfsprekend vindt, nergens staat.
Er is nog een tweede reden. Een salesproces dat alleen in je hoofd bestaat, kun je niet verbeteren. Je kunt niet zien waar deals blijven hangen, want er is geen plek waar dat zichtbaar wordt.
Wat je minimaal vastlegt in je salesproces
Vier dingen, en niet meer dan dat. Wie meer wil vastleggen, krijgt een document dat niemand bijhoudt.
De fases. Vijf is genoeg voor de meeste bedrijven: nieuw contact, gekwalificeerd, offerte verstuurd, in beslissing, gewonnen of verloren. Gebruik je eigen woorden, niet die van een methode.
De eigenaar per fase. Eén naam per fase, ook als dat steeds jouw naam is. Twee eigenaren betekent in de praktijk dat niemand zich verantwoordelijk voelt.
De afspraak binnen de fase. Bijvoorbeeld: een nieuwe aanvraag krijgt binnen één werkdag antwoord, een offerte gaat binnen drie dagen de deur uit.
Wat er gebeurt als er niets gebeurt. De stap die overal ontbreekt. Blijft een deal veertien dagen in dezelfde fase staan, dan gebeurt er iets: een melding, een taak, een telefoontje.
Hoe leg je je salesproces vast in ActiveCampaign?
In ActiveCampaign leg je een salesproces vast met een pipeline, deals, eigenaren en taken. Werk je met MailBlue of MailTribe, dan werkt het precies hetzelfde.
Stap 1: maak je pipeline met je eigen fases. De opbouw van pipelines, fases, deals en taken staat in de documentatie van ActiveCampaign. Begin met vijf fases en verander ze pas als je ziet waar het klemt.
Stap 2: laat een nieuwe aanvraag automatisch een deal worden. Komt er een formulier binnen, dan maakt de automatisering een deal aan in de eerste fase, met de gegevens uit het formulier erbij. Niemand hoeft iets over te typen.
Stap 3: wijs de deal automatisch toe. Bij één persoon is dat simpel. Werk je met meerdere mensen, dan verdeel je op gebied, op product of om de beurt, zolang er maar altijd een naam aan hangt.
Stap 4: maak per fase een taak. De taak is belangrijker dan de mail. Een mail houdt het contact warm, een taak zorgt dat er een mens naar kijkt.
Stap 5: zet een melding op stilstand. Veertien dagen in dezelfde fase is een seintje. Dit is de stap die jouw geheugen vervangt, en het is dezelfde keuze die ik maak bij offerte opvolgen.
Bouw dit in één middag en laat het een maand draaien voordat je iets verfijnt. De eerste maand laat vanzelf zien welke fase te vaag is.
Als je alleen werkt
De reflex is dat dit pas nodig is met personeel. Dat klopt niet, want de vraag is niet wie het overneemt, maar wat iemand moet kunnen zien om het over te nemen.
Stel je wordt ziek en je vraagt iemand om drie dagen je mail te doen. Wat moet die persoon zien om te weten wat er speelt? Als het antwoord “dat kan eigenlijk niet” is, dan is je salesproces een enkele storing verwijderd van stilstand.
Een tweede reden voor eenpitters: je verkoopt jezelf makkelijker vakantie als je weet dat er niets omvalt. Dat is geen efficiëntie, dat is rust.
Wat een vastgelegd salesproces oplevert
Een week weg zonder schade. Leads worden opgevolgd, offertes bewegen, klanten krijgen antwoord. Dat is de reden dat je dit doet, en meteen de makkelijkste manier om te testen of het werkt.
Zicht op waar het klemt. Zodra je deals in fases staan, zie je welke fase het langst duurt en waar ze blijven hangen. Dat is de eerste keer dat je je verkoop kunt verbeteren op basis van iets anders dan een gevoel.
Overdraagbaarheid. Een proces dat op papier staat, kun je uitleggen aan een nieuwe medewerker, een vervanger of een freelancer. Wat je zelf al jaren doet zonder erbij na te denken, is voor een ander onzichtbaar.
Wat het niet oplevert: meer deals uit een aanbod dat niet aansluit. Een salesproces maakt zichtbaar wat er gebeurt, het verandert niet wat je verkoopt.
“Dit is administratie waar ik geen tijd voor heb”
Dat is een terecht bezwaar, want veel systemen worden inderdaad een invuloefening. De grens die ik aanhoud: elk veld dat je invult, moet ergens een beslissing beïnvloeden. Kun je dat niet uitleggen, dan haal je het veld weg.
Een pipeline met vijf fases en één taak per fase kost je een paar minuten per deal. Dat is minder dan de tijd die je kwijt bent aan één keer uitzoeken hoe het ook alweer zat met een gesprek van drie weken terug.
De tweede tegenwerping hoor ik van mensen die het al eens probeerden: mijn vorige CRM heb ik ook niet bijgehouden. Meestal kwam dat doordat het systeem meer vroeg dan het teruggaf. Begin daarom klein, met alleen de vier dingen hierboven, en breid pas uit als je het een maand hebt volgehouden.
Veelgestelde vragen over een salesproces
Heb je als zzp’er een salesproces nodig?
Ja, en meestal een eenvoudiger dan je denkt. Vijf fases en een melding bij stilstand zijn genoeg. Het doel is niet structuur voor de structuur, het is dat je ziet wat er openstaat zonder erover na te denken.
Hoeveel fases horen er in een pipeline?
Vijf tot zeven. Minder maakt het onzichtbaar waar een deal staat, meer betekent dat je fases gaat verzinnen om het model te vullen. Elke fase hoort een echte beslissing of handeling te markeren.
Wat is deal-toewijzing en wanneer doe je dat automatisch?
Deal-toewijzing is het koppelen van een deal aan een eigenaar. Automatisch toewijzen is zinvol zodra er meer dan één persoon leads oppakt, want handmatig verdelen is de plek waar dingen blijven liggen.
Wat doe je met deals die blijven hangen?
Die geef je een grens. Staat een deal te lang in dezelfde fase, dan volgt een melding of een taak. Na twee vruchteloze pogingen zet je hem op verloren, want een pipeline vol oude deals geeft een vertekend beeld.
Heb je hiervoor een apart CRM nodig?
Voor de meeste kleine bedrijven niet. De deals-functie in ActiveCampaign dekt een salesproces met een paar honderd deals per jaar prima, en het voordeel is dat je verkoop en e-mail in hetzelfde systeem staan.
Hoe krijg je een team zover dat ze het bijhouden?
Door het klein te houden en zelf het goede voorbeeld te geven. Een systeem wordt bijgehouden als het iets teruggeeft: overzicht, minder gedoe, geen dubbel werk. Wordt het alleen gebruikt om te controleren, dan verzandt het.
Automatisering is bewijs, geen oplossing
Dit is het punt waar de hele reeks over ging. Elke automatisering die je bouwt, is klein op zichzelf: een welkomstreeks, een opvolging, een onboarding na aankoop, een melding bij stilstand in je salesproces. Samen laten ze iets groters zien.
Ze laten namelijk zien of je bedrijf werkt op processen die staan, of op geheugen dat afhangt van jouw week. Wat je kunt automatiseren, heb je blijkbaar zo helder dat je het kunt uitleggen aan een systeem. Wat je niet kunt automatiseren, weet je zelf nog niet precies genoeg. Dat is geen verwijt, dat is een handige graadmeter.
Daarom begint dit werk niet bij het bouwen. Het begint bij de vraag wat er hoort te gebeuren, en pas daarna bij de knoppen. De automatisering is het bewijs dat je die vraag hebt beantwoord.
Wil je weten wat jouw ActiveCampaign-account vertelt over hoeveel van je processen echt vastliggen? Daar kijk ik naar in de Quickscan ActiveCampaign. Voor 497 euro ex btw loop ik je account door, en binnen vijf werkdagen heb je een persoonlijke video en een schriftelijk overzicht met prioriteiten.
Groet, Jan
