ActiveCampaign contacten opschonen

Contacten opschonen in ActiveCampaign is een onderdeel wat vaak vergeten wordt.

Opschonen wat ik in deze tip beschrijf is het verwijderen van contacten van lijsten waarvan het contact zich heeft uitgeschreven.

Waarom je uitgeschreven contacten opruimt

Belangrijk om te weten is, dat je ook verplicht bent vanuit de AVG om je uitgeschreven contacten binnen een redelijke termijn te verwijderen.

Daarnaast zie ik het verwijderen van contacten als onderhoud van de onderneming.

Wat de functie Lijst opschonen precies doet

Opschonen is eigenlijk verwijderen. ActiveCampaign heeft een functie om uit te voeren.

Dat is de functie ‘Lijst opschonen’.

Er zijn twee opties bij het uitvoeren van de functie ‘Lijst opschonen’;

1. bij het opschonen wordt de lijst bij het contact weggehaald, waarvan het contact zich heeft afgemeld. Als het contact nog op andere lijsten staat ingeschreven, blijft het contact uiteraard bestaan. Immers er is nog een ‘abonnement’ op een andere lijst.
2. als het contact is uitgeschreven van alle lijsten waar het contact ooit op was ingeschreven, wordt bij het opschonen ook het contact verwijderd uit ActiveCampaign. Er is namelijk geen reden meer om het contact in ActiveCampaign te laten staan.

Eerder liet ik je zien hoe je de status van een lijst bij een contact terugvindt.

Bij het opschonen van de lijst mag het duidelijk zijn dat als het contact alleen lijsten heeft waarop het contact nog steeds is ingeschreven dat er niets gebeurt tijdens het uitvoeren van de functie ‘Lijst opschonen’.

Onderstaand een voorbeeld van de mogelijkheden:

Het contact staat nog op een andere lijst

Als een contact een inschrijving op een lijst heeft en een uitschrijving, zal na het opschonen van de lijst alleen de ingeschreven lijst zichtbaar blijven. Dus alleen de lijst met het groene bolletje zal dan nog zichtbaar zijn. Het contact blijft bestaan in ActiveCampaign.

Het contact staat op geen enkele lijst meer

In onderstaand voorbeeld zie je bij een contact alleen een uitschrijving op een lijst. Verder zijn er geen andere lijsten aanwezig. Na het uitvoeren van het opschonen zal het contact ook uit ActiveCampaign worden weggegooid. Er is geen reden meer om het contact in ActiveCampaign te laten staan.

Hoe kun je de lijsten opschonen?

Om de functie ‘Lijst opschonen’ uit te voeren ga je naar ‘contacten’ in de linker zijbalk en dan naar ‘lijst opschonen’.

Je kunt nu kiezen of je per lijst opschoont of gewoon alle lijsten in een keer. Tevens kun je aangeven welke status de lijst moet hebben die je wilt opschonen (zie ook: de status van een lijst aflezen bij een contact) en tenslotte kun je kiezen voor welke datum je de lijst wilt opschonen. Daarna klik je op ‘remove from the list’. Je krijgt nu nog een bevestigingsscherm waarin wordt aangegeven of en zo ja hoeveel contacten worden verwijderd.

Als je deze stappen hebt doorlopen, staan de contacten die nergens meer ingeschreven waren niet langer in je account.

Opschonen helpt niet tegen je contactenlimiet

Dit misverstand kom ik vaak tegen, dus ik zet het er expliciet bij. Zit je over je contactenlimiet, dan lost opschonen dat niet op. Uitgeschreven contacten tellen namelijk niet mee voor dat aantal. Je ruimt op omdat het hoort en omdat de AVG het vraagt, niet om je factuur te verlagen.

Wat je hierna zou doen

Opschonen is onderhoud. Je merkt er niets van als je het doet, en precies daarom blijft het liggen. Meestal niet alleen: in de accounts die ik bekijk staan naast uitgeschreven contacten ook lijsten die door de jaren heen zijn aangegroeid, tags die niemand meer kan plaatsen en automatiseringen die al jaren op niemand meer draaien.

Wil je weten wat er in jouw account nog meer aandacht vraagt, dan is de Quickscan ActiveCampaign daarvoor bedoeld. Ik kijk in je account en vertel je wat er staat, wat er niet meer klopt en waar het risico zit. Je krijgt een persoonlijke video, een schriftelijk overzicht met prioriteiten en een gesprek om het door te nemen. Binnen vijf werkdagen, voor €497 ex btw.